Blogs

Top 5 cách viết Email cho Professor đúng chuẩn và chuyên nghiệp

Tháng Bảy 8, 2021

MAAS Team

Có rất nhiều tình huống khi bạn cần phải gửi email cho giáo sư của mình như: đặt câu hỏi, hỏi về điểm của bạn, thông báo cho họ về một buổi học bạn nghỉ, v.v. Nếu bạn đang băn khoăn không biết làm thế nào để viết Email đúng chuẩn cho giáo sư, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn, từng bước một. Ở bài viết này MAAS, sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng viết Email và nâng cao sự phản hồi Email của giảng viên.

Ngoài ra, MAAS còn cung cấp các academic writing hỗ trợ bạn trong học tập. Nhấn vào đây để được tư vấn thêm bạn nhé!

>>>Cách viết một Scholarship Letter hiệu quả?
>>>Hướng dẫn cách viết Case Study Assignment

Bài viết này có gì

1. Bạn phải chắc rằng bạn thật sự cần phải gửi Email đó
2. Các lưu ý khi viết Email bằng tiếng Anh cho Professor khi đi du học
- a. Dùng Email trường học của bạn
- b. Viết tiêu đề Email đúng chuẩn rõ ràng

c. Viết lời chào Email đúng chuẩn

1. Bạn phải chắc rằng bạn thật sự cần phải gửi Email đó

Nếu bạn muốn viết email đúng chuẩn cho một giáo sư để đặt câu hỏi, hãy kiểm tra giáo trình của bạn trước, rất có thể bạn sẽ tìm thấy câu trả lời. Giáo trình có thể cho bạn biết về khối lượng công việc, bài tập, thời hạn và hơn thế nữa. Nếu đó là thứ bạn đang tìm kiếm, bạn không cần phải gửi email và làm mất thời gian của giáo sư. Bạn cùng lớp của bạn là một nguồn thông tin có giá trị khác, vì vậy hãy nhớ nói chuyện với họ trước.

Nếu giáo trình hoặc bạn của bạn không thể trả lời câu hỏi của bạn, bạn có thể gửi email kèm theo các câu hỏi bổ sung. Sau đây là lưu ý và mẫu email chuẩn để bạn tham khảo khi viết email bằng tiếng Anh.

Nếu bạn đang có bài luận cần phải làm trong thời gian ngắn, và vẫn chưa biết bắt đầu viết từ đâu thì bạn có thể liên hệ với MAAS để được giúp đỡ nhé. Tại MAAS cung cấp các dịch vụ như assignment help, check turnitin, writing service essay, assignment making,… và các dịch vụ khác như Research, Report, Case Study, Business Plan, Personal Statement sẽ giúp bạn vượt qua mọi bài tập và kì thi một cách hoàn hảo nhất, mà không tốn chút thời gian nào của bạn.

Bạn có thể tham khảo thêm về dịch vụ của MAAS tại đây bạn nhé!

2. Các lưu ý khi viết Email bằng tiếng Anh cho Professor khi đi du học

a. Dùng Email trường học của bạn

Đây là cách hành động tốt nhất vì đó là cách viết Email đúng chuẩn và chuyên nghiệp để cho người nhận thấy rằng thông điệp của bạn rõ ràng và có định danh. Nếu bạn không có địa chỉ email của trường, hãy đảm bảo sử dụng một địa chỉ như firstname.lastname@example.com. Địa chỉ meowmeowmeow@example.com của bạn không phù hợp cho thư tín học thuật.

b. Viết tiêu đề Email đúng chuẩn rõ ràng

Dòng tiêu đề dùng để xác định xem người nhận có mở email của bạn hay không, vì vậy hãy đảm bảo rằng nó rõ ràng, ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Một dòng tiêu đề tốt cho giáo sư biết email của bạn nói về nội dung gì và họ nên hành động như thế nào đối với nó.

Cách viết tiêu đề Email

c. Viết lời chào Email đúng chuẩn

Khi viết email bằng tiếng Anh cho giáo sư của bạn hãy bắt đầu bằng “Dear” hoặc “Hello”. Đây là nghi thức email 101 và phải được tuân theo trong các cách viết email đúng chuẩn. “Hey” là quá bình thường đối với tình huống này và một số giáo sư cũng cho rằng “Hi” là quá không trang trọng.

Sau lời chào phải có chức danh và tên của giáo sư. Điều này có vẻ quá trang trọng đối với bạn, nhưng đó là một cách quan trọng để thể hiện sự tôn trọng đối với giáo sư của bạn và chức vị của họ. Hầu hết người hướng dẫn nên được gọi là “Professor” hoặc “Doctor” theo sau là họ của họ. Hãy đảm bảo kiểm tra kỹ chính tả tên của họ trước khi bạn nhấn gửi.

Lời mở đầu cho Email

d. Thông báo thông tin cá nhân

Các giáo sư có rất nhiều sinh viên, vì vậy điều quan trọng là phải cho họ biết tên của bạn và lớp học bạn đang tham gia, đây cũng là một kỹ năng viết email cần thiết mà bạn cần lưu ý. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian của người nhận và đảm bảo bạn nhận được thư trả lời nhanh hơn.

e. Viết Email một cách ngắn gọn và súc tích

Các Professor nhận được rất nhiều email vì vậy hãy đảm bảo yêu cầu của bạn đơn giản và đúng trọng tâm. Hãy nêu câu hỏi của bạn một cách rõ ràng để giáo sư của bạn không phải đọc email nhiều lần để tìm ra những gì bạn muốn.

Bạn cũng có thể cắt giảm số lượng email cần thiết để trả lời câu hỏi của mình bằng cách liệt kê ngắn gọn các bước bạn đã thực hiện để thử và trả lời câu hỏi của mình. Chúng bao gồm những thứ như kiểm tra giáo trình (điều bắt buộc trước khi gửi email cho bất kỳ giáo sư nào), hỏi một bạn cùng lớp và nói chuyện với trợ lý giáo sư.

Viết Email ngắn gọc súc tích

f. Kết thúc email đúng chuẩn và kèm theo chữ ký chuyên nghiệp

Kết thúc viết email đúng chuẩn bằng dấu “,” sau đó là tên của bạn. Đơn giản là “Best”, “Cheers” hoặc “Thanks” sẽ hiển thị sau tên của bạn. Nếu địa chỉ email trường đại học của bạn không chứa tên đầy đủ của bạn, bạn có thể muốn bao gồm họ và tên của mình khi đăng ký. Điều này sẽ giúp Professor tìm thấy bạn trong hệ thống của họ dễ dàng hơn.

Kết thúc Email một cách lịch sự

g. Kiểm tra lại Email của bạn

Bạn và giáo sư của bạn có một mối quan hệ chuyên nghiệp nên được phản ánh trong email của bạn cho họ. Điều này có nghĩa là kỹ năng viết email của bạn phải tốt, phải viết đúng chính tả và sử dụng ngữ pháp thích hợp (bao gồm cả viết hoa và dấu câu) khi viết Email của mình. Không sử dụng bất kỳ biểu tượng cảm xúc nào.

Bạn cũng nên tránh đưa bất kỳ thông tin cá nhân không cần thiết nào vào email của mình. Nếu bạn bỏ lỡ một lớp học, bạn không cần phải đề cập quá chi tiết về lý do.

2. Mẫu Email đúng chuẩn

a. Email hỏi về điểm số

Nếu bạn không hài lòng với điểm của mình trong một bài tập hoặc bài kiểm tra gần đây, đây là một mẫu Email chuẩn sẽ giúp bạn hỏi giáo sư về cách cải thiện hoặc nếu có bất kỳ tùy chọn tín chỉ bổ sung nào. Mặc dù bạn có thể thất vọng với điểm số của mình, hãy đảm bảo bạn vẫn viết email đúng chuẩn cho giáo sư của bạn một cách tử tế và chuyên nghiệp.

Subject: Extra Support on Physics

Dear Professor Tony Smith,

I hope all is well and that you enjoyed your weekend. I saw that you posted the grades for our last reports. I was a little surprised and discouraged by my grade.

I was wondering if you offer any extra credit opportunities, revisions or if you have any advice for me on how to improve on a future assignment. Are you available to meet Saturday or Monday to discuss my report and a plan? Let me know what works for you.

I look forward to hearing from you,

Best,
Johny Dang,

b. Email đặt câu hỏi cho Professor

Nếu bạn muốn mối quan hệ thân thiết với một Professor và bạn đang gặp vấn đề với cá nhân, đây là một mẫu Email chuẩn để trợ giúp nếu bạn cảm thấy đủ thoải mái để liên hệ với họ.

Subject: Personal Help With Physics

Dear Professor Tony Smith,

I hope all is well. I recently encountered/am struggling with exercises and I’d love to talk to you about it. Will you be available Saturday or Sunday so I can come in and discuss this with you?

Thank you,
Johny Dang

c. Email xin thư giới thiệu

Nếu bạn biết một Professor, đây là một mẫu Email chuẩn về cách yêu cầu thư giới thiệu cho một công việc trong tương lai hoặc trường cao học. Hãy đảm bảo rằng bạn thông báo cho Professor trước ít nhất hai tháng để họ có thời gian viết một đề xuất chu đáo.

Subject: Letter of Recommendation for _____

Dear Professor Tony Smith,

I hope all is well and that you had a great _____ (summer, winter break, fall semester, etc…) I am applying for a _____ (summer internship, full-time job, graduate program, summer program, etc…) at _____. I really value and appreciate how you have helped me grow as a student and cultivated my interest in ____. The position requires a letter of recommendation, and I was wondering if you would consider writing one for me?

If you are able to write it, I will follow up with a deadline and any additional information. I have attached a resume and cover letter below as a reference.

I look forward to hearing from you,

Kind Regards,
Johny Dang.

Dịch vụ về MAAS

MAAS Essay Service – chuyên cung cấp các dịch vụ academic writing hàng đầu tại Việt Nam. Với 8 năm kinh nghiệm, chúng tôi luôn nỗ lực mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất với các dịch vụ: assignment help, check turnitin, writing service essay, assignment making,… Hiện tại, MAAS đã hỗ trợ hơn 300,000 sinh viên và hoàn thành hơn 35,000 bài Dissertation với các chủ đề khác nhau cho khách hàng ở khắp nơi trên thế giới như UK, Úc, Mỹ, Canada,…

Ngoài các writing service như: Online Test Service, Assignment Service, Essay Service, Dissertation Service. Công ty chúng tôi còn cung cấp các dạng dịch vụ Research, Report, Case Study, Business Plan, Personal Statement,…

Hi vọng những gì MAAS chia sẻ có thể giúp ích cho bạn trong khi viết email cho Professor. Nếu còn bất kì thắc mắc nào về học tập hãy liên lạc với MAAS ngay nhé!

Sứ mệnh của MAAS cung cấp platform website writers essay kết nối giữa sinh viên và writer nhằm đem đến kết quả học tập phù hợp với yêu cầu của từng sinh viên, tại MAAS chúng tôi chuyên nghiệp trên từng dịch vụ như Assignment help, Website writers essay, writing service essay, dissertation Service, Online Exam test service. Đội ngũ Writer tại MAAS chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm đa dạng trong nhiều lĩnh vực academic sẽ hỗ trợ bạn hoàn thành mục tiêu học tập của mình.